Adatkezelési tájékoztató

Biztonság Akadémia Kft. – az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletével összhangban, ügyfeleink részére

1. Ki kezeli az adataidat

Adatvédelmi tisztviselő: nem jelöltünk ki. Az általános adatvédelmi rendelet 37. cikke szerinti vizsgálatot elvégeztük és írásban rögzítettük; a döntést a tevékenységünk változásakor felülvizsgáljuk. Adatvédelmi kérdésekben a fenti címen válaszolunk.

Ez a tájékoztató a biztonsagakademia.hu, a forensic.biztonsagakademia.hu és a shop.biztonsagakademia.hu webhelyekre, valamint a szolgáltatásainkhoz kapcsolódó adatkezelésre vonatkozik.

2. Mikor vagyunk adatkezelők és mikor adatfeldolgozók

Ez a legfontosabb megkülönböztetés ebben a dokumentumban, mert informatikai szolgáltatóként kétféle szerepben találkozunk személyes adattal.

Adatkezelők vagyunk, amikor mi döntjük el, miért és hogyan kezelünk adatot: a weboldalunk üzemeltetésénél, a kapcsolatfelvételnél, az ügyfélkapcsolat és a számlázás során, a hírlevélnél, a webshopban és a saját telephelyeink kamerás megfigyelésénél. Erre a tájékoztatóra ilyenkor hivatkozhatsz.

Adatfeldolgozók vagyunk, amikor egy ügyfelünk rendszerét üzemeltetjük, tárhelyet vagy domaint szolgáltatunk neki, mentést készítünk, vagy a megbízása alapján vizsgálatot végzünk. Ilyenkor az ügyfelünk az adatkezelő, mi az ő írásbeli utasítása szerint és a vele kötött, 28. cikk szerinti adatfeldolgozói szerződés keretei között járunk el. A saját céljainkra ezeket az adatokat nem használjuk fel.

Ha tehát egy általunk üzemeltetett rendszerben kezelt adataidról szeretnél tájékoztatást kérni, a kérelmet annak a cégnek kell címezned, amelyik a szolgáltatást megrendelte tőlünk. Ha hozzánk érkezik ilyen kérés, továbbítjuk az adatkezelőhöz, és erről téged is értesítünk.

Külön eset a nyomelemzés. Ott megbízásonként változik a szerepünk – a részleteket a 4.10. pont írja le.

3. Alapelvek

Csak annyi adatot kezelünk, amennyi a célhoz feltétlenül szükséges, és csak addig, amíg arra szükség van. Nem adunk el adatot, nem küldünk kéretlen levelet, és nem gyűjtünk adatot „hátha jó lesz valamire” alapon. Minden adatkezelésünknek megnevezett célja és jogalapja van – ezeket a következő fejezet sorolja fel tételesen.

4. Mit, miért és meddig kezelünk

4.1. A weboldal üzemeltetése és a kiszolgálói naplók

Az adatkezelés ellen tiltakozhatsz – ilyenkor megvizsgáljuk, hogy a jogos érdekünk elsőbbséget élvez-e. Az érdekmérlegelési teszt eredményét kérésre rendelkezésedre bocsátjuk.

4.2. Sütik, látogatáselemzés és remarketing

Webhelyenként eltér, hogy használunk-e sütit:

A biztonsagakademia.hu és a forensic.biztonsagakademia.hu statikus webhely. Nem helyezünk el rajtuk sütit, nem futtatunk látogatáselemző vagy hirdetési szkriptet, és nem készítünk profilt a látogatókról. Ezért ezeken az oldalakon nem jelenik meg süti-hozzájárulási ablak. Amit a kiszolgáló ilyenkor is naplóz, azt a 4.1. pont írja le.

Egyetlen kivétel a forensic.biztonsagakademia.hu megjelenésváltója: ha a világos és a sötét nézet között váltasz, ezt a választást a böngésző saját tárolójában (localStorage, forensic-theme kulcs) jegyezzük meg, hogy legközelebb is úgy nyíljon meg az oldal. Ez kizárólag az általad kért funkciót szolgálja, nem tartalmaz személyes adatot, nem kerül a kiszolgálóra, és a böngésző adatainak törlésével bármikor megszüntethető.

A webshop sütijei

Az alábbi bekezdések kizárólag a shop.biztonsagakademia.hu webshopra vonatkoznak.

A webshop működéséhez feltétlenül szükséges sütiket – munkamenet-azonosító, biztonsági és hozzájárulás-tároló süti – a jogos érdekünk alapján helyezzük el; ezek nélkül a webshop nem működne.

Minden más sütihez előzetesen kérjük a hozzájárulásodat. A webshop első megnyitásakor megjelenő ablakban célonként külön dönthetsz, és az elutasítás ugyanolyan egyszerű, mint az elfogadás. A döntésedet bármikor megváltoztathatod a webshop lapalján található „Sütibeállítások” hivatkozásra kattintva.

Milyen sütiket használ a webshop

A hozzájárulást igénylő sütik csak a beleegyezésed után kerülnek a készülékedre. Ha elutasítod őket, a webshop minden funkciója működik, csak a látogatottságot nem tudjuk mérni, és nem jelenítünk meg neked célzott hirdetést.

Profilalkotás. A remarketinglisták profilalkotásnak minősülnek: a rendszer a webshopban végzett tevékenységed alapján sorol be egy hirdetési csoportba. Ez nem jár rád nézve joghatással, és nem hozunk veled kapcsolatban automatizált döntést. A hozzájárulásod visszavonásával a besorolás megszűnik.

4.3. Kapcsolatfelvétel

Az adatok megadása nem kötelező, de név és elérhetőség nélkül nem tudunk válaszolni.

4.4. Ajánlatadás, szerződéskötés és ügyfélkapcsolat

4.5. Hírlevél és marketing

Kétlépcsős feliratkozás. A feliratkozás után megerősítő levelet küldünk, és csak a megerősítés után kerülsz a listára. A megerősítés időpontját és IP-címét azért tároljuk, hogy igazolni tudjuk a hozzájárulásodat.

Levélkövetés. A hírleveleinkben mérjük, hogy megnyitottad-e a levelet, és melyik hivatkozásra kattintottál. Ezt azért tesszük, hogy a tartalmat az érdeklődésedhez igazítsuk. Ehhez a feliratkozáskor külön hozzájárulást kérünk, és a hírlevél beállításaiban bármikor kikapcsolhatod.

Meglévő ügyféllista. A korábban, más rendszerben gyűjtött feliratkozásokat az akkor adott hozzájárulás alapján visszük át az új rendszerbe. A hozzájárulás bizonyítékát megőrizzük. Minden levél alján egyetlen kattintással leiratkozhatsz.

4.6. Ügyfélszolgálat és hibajegykezelés

Ha a hibajegyhez naplófájlt vagy képernyőképet csatolsz, az tartalmazhat harmadik személyek adatait is. Kérünk, csak azt küldd el, ami a hiba megoldásához szükséges.

4.7. Webshop: rendelés, fizetés, számlázás, szállítás

Bankkártyaadatot nem látunk és nem tárolunk. A kártyás fizetés a Stripe felületén történik; a rendszerünk csak a szolgáltatótól kapott azonosítót (tokent) kapja meg, amelyből a kártyaszám nem állítható vissza. A kártya típusát, lejárati hónapját és utolsó négy számjegyét megkapjuk és tároljuk, hogy fel tudd ismerni, melyik kártyáddal fizetsz, és hogy a lejárat előtt figyelmeztethessünk.

Kiszállítás. A csomagokat a GLS futárszolgálat kézbesíti. Ehhez átadjuk a szállításhoz szükséges adatokat: a címzett nevét, a szállítási címet, a telefonszámot és az e-mail-címet az értesítésekhez, valamint a csomagazonosítót.

Előfizetés és ismétlődő fizetés

Az automatikus megújuláshoz a Stripe-tól kapott fizetésimód-azonosítót tároljuk, és a megújuláskor ezt küldjük vissza a Stripe-nak. A kártyaadataidat továbbra sem látjuk. Az előfizetésedet a vásárlói fiókodban bármikor lemondhatod, és ott tudod a fizetési módodat is frissíteni.

Vásárlói fiók

A fiókodat bármikor törölheted a fiókbeállításokban vagy a hivatalos@biztonsagakademia.hu címre írt kéréssel. A fiók törlése nem érinti a már kiállított számlákat: azokat a számviteli előírás miatt a 4.8. pont szerinti ideig meg kell őriznünk.

4.8. Számviteli és adózási kötelezettségek

Ezt az adatkezelést nem lehet hozzájárulás visszavonásával megszüntetni, mert jogszabályi kötelezettségen alapul.

4.9. Szolgáltatásnyújtás során történő hozzáférés – adatfeldolgozói szerep

Amikor tárhelyet vagy domaint szolgáltatunk, rendszert üzemeltetünk, mentést készítünk vagy felügyeletet látunk el, hozzáférhetünk az ügyfelünk rendszereiben tárolt személyes adatokhoz. Ezekben az esetekben nem mi vagyunk az adatkezelő – lásd a 2. pontot. Amit ilyenkor vállalunk:

• írásbeli, 28. cikk szerinti adatfeldolgozói szerződést kötünk, amelyet a szolgáltatás megrendelésekor elektronikusan is el lehet fogadni;
• kizárólag az ügyfél írásbeli utasítása szerint járunk el;
• a hozzáférést a feladat ellátásához szükséges körre korlátozzuk, és naplózzuk;
• munkatársainkat és alvállalkozóinkat titoktartás köti;
• további adatfeldolgozót csak az ügyfél tájékoztatásával veszünk igénybe, és a változásról előre értesítjük;
• a szerződés megszűnésekor az ügyfél döntése szerint visszaadjuk vagy töröljük az adatokat;
• adatvédelmi incidens esetén késedelem nélkül értesítjük az ügyfelet.

4.10. Nyomelemzés és informatikai incidensvizsgálat

Ez a legérzékenyebb tevékenységünk, ezért külön szabályok vonatkoznak rá.

A szerepünk megbízásonként változik. Ha ügyvédi iroda vagy cég a megbízónk, és az ő utasítása szerint, az általa meghatározott kérdésekre válaszolva dolgozunk, akkor adatfeldolgozók vagyunk. Ha a vizsgálat célját és módszerét szakértői függetlenségünk alapján magunk határozzuk meg, akkor önálló adatkezelők. Hogy melyikről van szó, azt minden megbízásnál a megbízási szerződésben rögzítjük.

Garanciák: a vizsgálati anyagokat elkülönítetten, titkosítva tároljuk; hozzáférésük névre szóló és naplózott; a vizsgálatban részt vevőket szigorú titoktartás köti; a feldolgozás a vizsgálati kérdés által indokolt körre korlátozódik.

Ha a vizsgálat téged érint, de nem te vagy a megbízó, a jogaid gyakorlása korlátozott lehet – például ha a tájékoztatás meghiúsítaná a jogi igény érvényesítését, vagy ha minket titoktartás köt. Ilyenkor is megvizsgáljuk a kérelmedet, és írásban indokoljuk a döntésünket.

4.11. Kamerás megfigyelés

A kamerák helyét és a megfigyelés tényét minden belépési ponton figyelemfelhívó felirat jelzi. Az ügyféltéren kívül nincs kamera. A kamerák a kiszolgálói helyiségekre és a csomagkezelési munkaállomásra irányulnak, nem a munkavállalók teljesítményének mérésére szolgálnak.

A rád vonatkozó felvételbe betekintést kérhetsz, és kérheted a felvétel zárolását, ha jogi igényed érvényesítéséhez szükséges – ezt a megőrzési időn belül tudjuk teljesíteni. Ha egy csomaggal kapcsolatban igény vagy panasz érkezik, az érintett felvételrészletet a megőrzési időn túl is megőrizzük, az ügy lezárásáig.

Munkavállalókra vonatkozó tájékoztatás. A kamerarendszer a munkatársainkat is rögzíti. A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 11/A. §-a alapján erről előzetes, írásbeli tájékoztatást adunk, amely a munkaszerződés részét képezi. Ez a tájékoztató a munkavállalói tájékoztatást nem helyettesíti.

4.12. Panaszkezelés és jogérvényesítés

5. Kinek adjuk át az adatokat

Az alábbi szolgáltatókkal írásbeli adatfeldolgozói szerződésünk van. Saját céljukra nem használhatják fel az adatokat.

A webtárhelyet és a levelezés egy részét magunk üzemeltetjük, saját kiszolgálóinkon – ezekhez nem veszünk igénybe külső tárhelyszolgáltatót. Az ügyfélkapcsolati, hírlevél-, ügyfélszolgálati és webshoprendszereink szintén a saját kiszolgálónkon futnak.

Infrastruktúra-szolgáltató. A kiszolgálóink a „DATATRANS Internet” Kft. (8000 Székesfehérvár, Budai út 9-11. II. em. 24.) szerverparkjában vannak elhelyezve. A szolgáltató kizárólag a fizikai elhelyezést, az áramellátást és a hálózati kapcsolatot biztosítja; a kiszolgálókon tárolt adatokhoz nem fér hozzá, és azokat nem kezeli. Az átláthatóság érdekében tüntetjük fel.

Ezen kívül adatot adhatunk át bíróságnak, ügyészségnek, nyomozó hatóságnak, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak és más hatóságnak, ha jogszabály erre kötelez. Ilyenkor csak annyi adatot adunk ki, amennyi a megkeresés céljához elengedhetetlenül szükséges, és a megkeresést minden esetben dokumentáljuk.

6. Adattovábbítás az Európai Unión kívülre

Az Amazon SES-t EU-régióra korlátozva használjuk, így a hírlevélküldés során az adatok az Európai Unión belül maradnak. A bankkártyás fizetést az írországi Stripe Payments Europe, Limited bonyolítja, így a fizetési adatok sem hagyják el az Európai Gazdasági Térséget. Minden más adatkezelésünk az Európai Gazdasági Térségen belül történik.

7. Hogyan védjük az adatokat

A kiszolgálóink a „DATATRANS Internet” Kft. székesfehérvári szerverparkjában működnek; a papíralapú iratokat a Szurdok utcai irodában, zárt helyen tároljuk.

Az adatokat úgy kezeljük, hogy azok az arra jogosultak számára hozzáférhetők, hitelesek és sértetlenek maradjanak, jogosulatlan hozzáférés ellen pedig védettek legyenek. Ennek érdekében többek között hozzáférés-kezelést és jogosultsági szinteket, titkosítást, rendszeres mentést, naplózást és felügyeletet, hálózati és végponti védelmet, valamint rendszeres biztonsági frissítéseket alkalmazunk. Munkatársainkat titoktartás köti, és rendszeresen képezzük őket.

Az interneten továbbított üzenetek – protokolltól függetlenül – sérülékenyek a hálózati fenyegetésekkel szemben. Minden tőlünk elvárható óvintézkedést megteszünk ellenük, de a nyílt levelezésben küldött érzékeny adatért nem tudunk teljes felelősséget vállalni. Érzékeny anyagot kérésre titkosított csatornán is fogadunk.

8. Megőrzési idők egy helyen

9. Milyen jogaid vannak

Tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jog. Kérheted, hogy tájékoztassunk arról, kezelünk-e rád vonatkozó adatot, és ha igen, milyet, milyen célból, meddig, és kinek adjuk át. A kezelt adatok másolatát egy alkalommal díjmentesen rendelkezésedre bocsátjuk.

Helyesbítéshez való jog. Ha az adataid pontatlanok vagy hiányosak, kérheted a javításukat és kiegészítésüket.

Törléshez való jog. Kérheted az adataid törlését, ha már nincs rájuk szükség a céljukhoz, ha visszavontad a hozzájárulásodat és nincs más jogalap, ha tiltakoztál és nincs elsőbbséget élvező jogos ok, vagy ha az adatkezelés jogellenes volt. A törlést nem tudjuk teljesíteni, ha jogszabály kötelez a megőrzésre, vagy ha az adatra jogi igény érvényesítéséhez van szükség.

Az adatkezelés korlátozásához való jog. Kérheted, hogy az adatot csak tároljuk, de egyébként ne kezeljük – például amíg vitatod a pontosságát, vagy amíg a tiltakozásodat elbíráljuk.

Adathordozhatósághoz való jog. A hozzájárulásod vagy szerződés alapján kezelt, általad megadott adatokat tagolt, géppel olvasható formátumban megkaphatod, és kérheted másik adatkezelőhöz továbbításukat.

Tiltakozáshoz való jog. Tiltakozhatsz a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. Ilyenkor csak akkor kezeljük tovább az adatot, ha kényszerítő erejű jogos okunk van rá, vagy ha jogi igény érvényesítéséhez szükséges. Közvetlen üzletszerzés – hírlevél, remarketing – elleni tiltakozás esetén az adatkezelést azonnal megszüntetjük, mérlegelés nélkül.

Hozzájárulás visszavonása. Ahol hozzájárulás alapján kezelünk adatot, azt bármikor, indokolás nélkül visszavonhatod. A visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.

Automatizált döntéshozatal. Nem hozunk veled kapcsolatban kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést, amely rád nézve joghatással járna. A remarketinglistákról a 4.2. pont szól.

Gyermekek adatai. Szolgáltatásainkat 16 év alatti személyeknek nem kínáljuk, és tudatosan nem kezelünk 16 év alattiaktól származó adatot hozzájárulás alapján. Ha ilyet észlelünk, töröljük.

Hogyan élhetsz ezekkel a jogokkal

Írj a hivatalos@biztonsagakademia.hu címre, vagy a levelezési címünkre (1118 Budapest, Szurdok utca 4.). A kérelmedre legfeljebb egy hónapon belül válaszolunk. Ha a kérelem összetett, ezt a határidőt további két hónappal meghosszabbíthatjuk – erről az első hónapon belül, az okok megjelölésével értesítünk.

A válaszadás díjmentes. Csak akkor számíthatunk fel ésszerű díjat vagy tagadhatjuk meg az intézkedést, ha a kérelem nyilvánvalóan megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó; ezt minden esetben megindokoljuk.

A kérelem teljesítése előtt azonosítanunk kell téged, hogy ne adjunk ki adatot illetéktelennek. Ha helyesbítünk, törlünk vagy korlátozunk, erről értesítünk mindenkit, akinek az adatot továbbítottuk – kivéve, ha ez lehetetlen vagy aránytalan erőfeszítést igényelne.

10. Adatvédelmi incidens

Ha adatvédelmi incidens történik, azt nyilvántartásba vesszük, kivizsgáljuk, és megtesszük a szükséges intézkedéseket. Ha az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár a jogaira nézve, a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelentjük a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak. Ha az incidens magas kockázattal jár rád nézve, közvetlenül, késedelem nélkül téged is értesítünk, és leírjuk, mi történt, mit teszünk, és te mit tehetsz a védelmed érdekében.

Adatfeldolgozóként észlelt incidensről késedelem nélkül értesítjük az ügyfelünket mint adatkezelőt.

11. Jogorvoslat

Fordulj hozzánk először. A legtöbb kérdés a leggyorsabban közvetlenül rendeződik: hivatalos@biztonsagakademia.hu, +36 1 800 1818.

Panasz a felügyeleti hatóságnál. Ha nem értesz egyet a válaszunkkal, panaszt tehetsz:

Bírósági jogorvoslat. Bírósághoz is fordulhatsz. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik, és a pert – választásod szerint – a lakóhelyed vagy tartózkodási helyed szerinti törvényszék előtt is megindíthatod. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.

Kártérítés. Ha az adatkezelésünk következtében vagyoni vagy nem vagyoni kárt szenvedtél, kártérítésre, illetve sérelemdíjra vagy jogosult.

12. A tájékoztató módosítása

Ezt a tájékoztatót frissítjük, ha a tevékenységünk vagy a jogszabályi környezet változik. A módosításról a weboldalunkon tájékoztatunk. Ha a változás lényegesen érinti a hozzájárulásod alapján végzett adatkezelést, a folytatáshoz új hozzájárulást kérünk. A korábbi verziókat megőrizzük, és kérésre rendelkezésedre bocsátjuk.

Hivatkozott jogszabályok

• Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (általános adatvédelmi rendelet)
• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról
• 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről
• 2000. évi C. törvény a számvitelről
• 2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól
• 2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokról
• 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről